Секретари востребованы на рынке труда постоянно. Однако и текучесть кадров по этой вакансии занимает, едва не следующую позицию после курьеров. Действительно, профессионально подобрать бизнес-персонал — задача не из легких. Однако, многие работодатели регулярно допускают одну и ту же ошибку, указывая в требованиях к кандидатам возрастные ограничения. По статистике, 60% секретарей в возрасте до 25 лет, проработав 2-3 года, переходят на другую работу или идут на повышение. Среди тех, кто устроился после 30 лет, этот показатель значительно ниже. Для большинства молодых женщин секретарь — это не профессия, а начало карьерного роста. Получается парадоксальная ситуация — профессионалы не подходят по возрасту, а молодежь, по словам работодателей, не всегда в состоянии пройти собеседования, не говоря уже о профессиональном общении с деловыми партнерами. Такая ситуация сложилась в силу желания работодателей завышать требования к претендентам на вакансии. Не легче ли взять на работу сразу двух сотрудников, решив проблему так: есть сотрудник, отвечающий на телефонные звонки, отправляющий факсы, выполняющий рутинную работу по делопроизводству и переговорам, и второй секретарь, умеющий приготовить и подать кофе, вымыть пепельницу и набрать текст на компьютере? Отбросив иронию, попробуем разобраться с проблемой текучести секретарей объективно.
Секретарь — второе по значимости лицо после руководителя в любой современной организации. При всей видимой простоте выполняемых функций, с точки зрения безопасности бизнеса, секретарь — одна из ключевых фигур организации.
Сегодня самые популярные секретарские должности: офис-менеджер и секретарь-референт:
Офис-менеджер должен уметь быстро печатать и знать делопроизводство. В его функции входит не только регистрация входящих и исходящих документов, но составление и оформление приказов, договоров, докладных записок, планов, отчетов. Офис-менеджер должен в совершенстве знать правила орфографии и пунктуации, отлично владеть государственным языком, что необходимо при переписке с государственными учреждениями. Уметь рационально планировать рабочий день руководителя и безоговорочно выполнять требования, предусмотренные профессиональной этикой, т.е. иметь внешний вид, соответствующий корпоративной культуре, соблюдать деловой стиль в поведении и общении.
На вакансию секретаря-референта могут претендовать более квалифицированные соискатели. Секретарь-референт — это помощник, доверенное лицо шефа. Кандидат должен владеть теми же навыками, что и офис-менеджер, но иметь высшее образование, знать иностранный язык, азы бухучета, психологии, иметь навыки работы с базами данных. Принципиальная отличительная особенность этих вакансий в том, что секретарь-референт часто посвящен во все коммерческие тайны приватного бизнеса и имеет прямой доступ к документации фирмы.
За последние три года показатели востребованности специалистов бизнес-персонала стабилизировались, но не снизились ( см. диаграмму). При этом из общего количества вакансий в данной рубрике количество объявлений работодателей на вакансии «ассистент директора, секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер, администратор» все чаще встречаются в одной заявке. Практически, работодатель ищет специалиста универсального, способного выполнять обязанности всех перечисленных профессий самостоятельно и в одном лице. При этом уровень зарплаты от 200 у.е. остается без изменений.
Типичная ошибка соискателей, претендующих на вакансию секретаря, состоит в том, что большинство из них имеют смутное представление о должностных обязанностях. Поэтому при собеседовании желательно сразу выяснить перечень необходимых навыков и знаний. Для работодателей же идеальным будет составление как можно более точно сформулированного и информационно наполненного заказа на бизнес-персонал, чтобы не получилось «ищу то, не знаю что…»
