Более того, если вы имеете представление о работе секретаря или офис-менеджера, работа помощника руководителя вам тоже подойдёт.
Сегодня работа руководителя любой компании настолько насыщена, что ему просто необходим помощник, способный освободить его от ежедневной рутины, что позволит руководителю в условиях жесточайшей конкуренции на рынке, принимать своевременные решения в сфере бизнеса. Личный помощник руководителя должен сочетать в себе базовые знания специфики производства, навыки секретаря и делопроизводителя, организаторские способности, а так же умение приспособиться к особенностям характера своего шефа.
В некотором смысле помощник руководителя - это не профессия а особый статус, престижный и ответственный. Лучшие помощники получаются из секретарей, получивших дополнительное базовое образование по направлению деятельности фирмы. К примеру, после окончания школы вам удалось найти работу секретаря, которая вам в общем нравится, но вы не видите перспективы. А она у вас перед глазами. Вечерний колледж или вуз плюс опыт работы в фирме позволит вам повысить свой статус до помощника руководителя.Нужно только ваше желание и кое что ещё, о чём мы сейчас вам расскажем.
Но перед этим рассмотрим ещё одну группу соискателей, способных стать помощником руководителя. Эте те, кто уже имеет профессию в одной из отраслей экономики, но не может найти работу или недоволен той, что имеет. Такому человеку, чтобы претендовать на должность помощника руководителя, необходимо получить знания в области управления.
Сегодня более 80 вузов по всей стране ведут подготовку специалистов по документообороту на предприятии.Наиболее качественную профессиональную подготовку получают выпускники ГУУ и Историко-архивного института РГГУ. Кроме того существуют специальные курсы, которые занимаются подготовкой секретарей, офис-менеджеров, а так же помощников руководителя. Сроки обучения на таких курсах зависят от наличия у вас высшего или среднего образования. Выбирать нужно такие курсы, после окончания которых, выдаётся документ государственного образца. Добавим, что работа помощника руководителя хорошо получается и у тех, кто имеет базовое образование юриста, филолога, переводчика.
Кроме владения профессиональными навыками, помощник руководителя должен обладать определёнными личностными качествами. Такими как тактичность и доброжелательность, хороший вкус, внутренняя культура и культура общения, коммуникабельность и стрессоустойчивость, умение сохранять преданность корпоративным интересам, даже если в какой-то момент времени, они расходятся с вашими интересами.Работая помощником руководителя вам придётся научить ся сочетать в себе умение управлять не только рядовыми сотрудниками фирмы, но и замами или VIP-менеджерами, а порой и курировать отдельные проекты. И в то же время, постоянно находиться в зависимости от шефа, с его привычками и характером. Придётся приспосабливаться, чтобы постоянно поддерживать рабочую обстановку в коллективе.
Ещё одна черта характера просто необходима помощнику руководителя. Это умение взять на себя ответственность. Причём ровно такую, чтобы это не выглядело попыткой подменить шефа или наоборот, стремлением переложить часть своей работы на его плечи. Вы должны быть готовы стать надежным и ответственным помощником, способным взять на себя обязанности в сфере организации и информационного сопровождения работы предприятия, освободив таким образом руководителя от нерационального использования рабочего времени. Постоянно поддерживая авторитет руководителя на должном уровне, вы должны уметь самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся проблемы, возникающие на предприятии.
Что же может входить в перечень обязанностей помощника руководителя? Скажем так - работа делопроизводителя, офис-менеджера и организатора, одновременно. Можно обозначить два основных направления - это работа с документами предприятия и организационная работа. Работа с документами, кроме делопроизводства, включает в себя подготовку и (или) проверку проектов документов, передаваемых на подпись руководителю; контроль за исполнением работниками предприятия, всех уровней, приказов и распоряжений руководителя. Организационые обязанности, кроме стандартных ( работа с оргтехникой, телефонные переговоры и прочие обязанности секретаря), заключаются в умении организовать и координировать встречи руководителя; работая на опережение, предвосхищать его потребности, читать между строк, стараться вникнутьв ситуацию, не задавая лишних вопросов; уметь предвидеть развитие событий, что даст возможность предотвратить нежелательные проблемы.Подготовка совещаний, презентаций, представительская деятельность, так же входит в обязанности помощника руководителя.
Перечень навыков и обязанностей может разниться в зависимости от масштаба компании. Но надо иметь в виду, что и зарплата будет разной. Тем не менее, успешная работа в небольшой компании может дать стимул, со временем, перейти в крупную корпорацию. Знание иностранных языков даст дополнительную возможность найти работу в международном концерне. Кроме того, получив навыки руководства компанией, вы сможете начать собственный бизнес.
Как и всякая другая, работа помощника руководителя имеет свои подводные камни. Первое - это ненормированный рабочий день, причём в сторону увеличения количества отработанных часов. Второе - необходимость выезжать в командировки вместе с руководителем. Третье - необходимость постоянно сдерживать свои эмоции. Четвёртое касается ограничений по возрасту. Как правило на эту работу требуются специалисты в возрасте 25 - 40 лет. И наконец, пятое: многие руководители не любят, когда помощник изъявляет желание перейти на другую должность, тем более, на другое предприятие.
Но зато толковыми личными помощниками руководители предприятий очень дорожат, поэтому всегда есть возможность получить повышение заработной платы, если к этому имеются предпосылки.
|
