Иначе, выполнение или решение определенных вопросов станет для Вас недосягаемой вершиной, на которую так трудно взобраться. Иногда некоторые руководители компаний или руководители отдельных подразделений так загружают своих сотрудников, что им бедным, некогда поднять голову.
Но для того, чтобы решить все поставленные задачи, необходимо научиться контролировать хотя бы какие-то процессы, которые происходят в рамках Вашего коллектива. Это очень важно для того, что бы найти точку, от которой нужно отталкиваться для успешного решения того или иного вопроса, который стоит перед Вами.
Самым главным аспектом для контроля является то, чем раньше Вы начнете контролировать решение ваших вопросов и задач, тем раньше Вы охватите большие временные рамки, над которыми установите свой контроль. Если Вы начнете именно сегодня контролировать вопросы и задачи, которые стоят перед Вами, то завтра Вы уже будете способны контролировать все вопросы, которые Вам необходимо решить в течение двух дней. А через неделю, будете способны установить контроль над решением вопросов, которые необходимо решить за месяц.
Чтобы научиться контролировать решение вопросов, необходимо их сгруппировать. То есть найти ряд похожих задач по какому-то критерию в общем объеме. Хорошо отбирать невыполненные задания по временному критерию, то есть сгруппировать их по неделям, дням, когда их нужно решить. Таким образом, ведется систематизация не только невыполненных и поставленных перед Вами вопросов, но и вся информация, которая к Вам поступает в письменном виде. Систематизация всей информации позволит Вам не упустить ни один важный момент, который представляет для Вас ценность для решения той или иной задачи.
Если же у Вас ежедневно появляется некоторый объем работ, который вам подбрасывает руководитель, мешая Вам планомерно решать все те задачи, которые у Вас были заранее запланированы, то Вам необходимо научиться управлять своей загруженностью. А также в таком случае было бы неплохо, чтобы Вы вовремя оповещали руководителя о том, какой объем нерешенных вопросов стоит перед Вами.
На практике доказано, чтобы эффективно распределить свое время и использовать его для решения насущных вопросов, необходимо все рабочее время распределить следующим образом - 60% рабочего времени Вы должны тратить на решение очень важных задач, 20% рабочего времени - на решение незапланированных задач(по сути, это тот же хаос во время работы), 20% - на решение важных вопросов, но не очень срочных по времени.
Время, которое оставляется сотрудником фирмы на решение непредвиденных задач, позволяет ему в течении рабочего дня выполнить все намеченные вопросы на сегодня, а также и те вопросы, которые не были им запланированы, но поступили со стороны руководителя и требовали незамедлительного решения.
В противном случае, когда рабочее время не оставляет в своем распорядке ни одной свободной минуты, то вероятнее всего, что Ваш рабочий день может затянуться на несколько часов, что не доставит Вам большого удовольствия. Потому что в любом случае есть вероятность того, что в процессе рабочего дня возникнут неотлагательные вопросы или задачи, которые, несомненно, должны быть решены именно Вами.
Если и такая поэтапная распланировка рабочего времени не дает Вам возможности решить все поставленные перед Вами задачи, то тогда Вам нужно принимать радикальные меры, среди которых есть такие как
Отказ от поставленных перед Вами задач, при этом Вы обязательно должны уведомить об этом руководителя.
Перенесение вопросов на более позднее время - на завтра, или же еще на более поздний срок
Часть поставленных перед Вами задач отдать кому-то из сотрудников или подчиненных, если Вы располагаете таковыми.
Эти меры Вы можете использовать как в комплексе, так и поодиночке. Все зависит от ситуации, которая сложилась у Вас на работе на сегодняшний день. Также Вы можете использовать эти меры как регулярно, так и единожды. Если Вы в состоянии справится с первым этапом управления хаосом, то Вам можно переходить на следующие этапы решения такого сложного вопроса, как управление хаосом.
|
