Концепция рецепции

КОНЦЕПЦИЯ РЕЦЕПЦИИ

С кого начинается офис? С охранника, строго требующего предъявить пропуск в развернутом виде (от пристального взгляда которого просто цепенеешь), либо… обаятельно-приветливого администратора ресепшн. Эффективно соединить «два в одном» не удается, поэтому все чаще в высоком бизнесе предпочтение отдают «концепции рецепции». Что из этого получается, и какие перспективы сулит соискателям работа за стойкой, мы и постараемся осветить. «Добро пожаловать!»

    «Стой, кто идет!» или надписи «Посторонним вход воспрещен» на фоне фигуры в пятнистой форме только вредят репутации компании, избравшей клиенториентированность наивысшим приоритетом. Которая исключает анекдотичные ситуации, увековеченные в киноклассике: «Люди!!! Ау!!! Где вы?» Именно во недопущение подобного казуса администратор (менеджер, секретарь) занимает пост №1 «в центре мироздания» — на ресепшн или рецепции (он же ресепшенист) В ведении этого специалиста не только встреча и сопровождение посетителей до нужных дверей, но и прием «всех входящих» из внешнего мира: телефонных звонков, факсов и писем: распределение потоков информации. Как в шутку обозначили все функции сами администраторы: «Ресепшенист — это клиентозаписыватель, приниматель и провожатель, да еще на телефоне сидетель». Сложно представить, что буквально несколько лет назад эти и многие другие обязанности возлагались на плечи одного специалиста — секретаря приемной. Сегодня, чтобы разгрузить «особу, приближенную к императору» от вороха хлопот, многие из его обязанностей легли в основу отдельных должностей (секретарь-референт, помощник руководителя, офис-менеджер и др.). Понятие «reception» дословно переводится с английского как «прием, получение» и происходит от названия стойки при входе в офис, к которой почтальоны сносили всю адресованную компании корреспонденцию. Впервые «трудящиеся за стойкой» появились в гостиницах и салонах красоты. Постепенно такие полезные представители «принимающей» профессии стали незаменимы во всех компаниях, ежедневно «претерпевающих» от наплыва посетителей. А кажущаяся незамысловатость обязанностей и статус «face of the company» привлекает множество соискателей на вакансию: по статистике почти 65% девушек без высшего образования пробовали свои силы в качестве администратора рецепции. С успехом ли? С отличительными особенностями этого рынка полезно ознакомиться.

ПЕРЕХОДНЫЙ ПЕРИОД

    Нужно заметить, вакансии офисных работников в целом (и ресепшенистов в частности) — наиболее популярны. И пользуются спросом у работодателей не только толковые сотрудники, способные справиться с жизнеобеспечением офиса, но и соискатели без высшего образования (студенты) и опыта работы. «Закрываются» такие кадровые бреши довольно быстро. По сведениям рекрутинговых агентств, на поиск администратора рецепции уходит не более 1,5 недели (для сравнения: офис-менеджера ищут 3-4 недели). Объяснение этому простое: за должности, не требующие высокой квалификации (а это 75% всех офисных вакансий), подавляющее большинство работодателей не хотят платить много (однако повышать требования или расширять спектр функций совсем не против). А заманить «за конторку» соискателя с престижным образованием практически нереально. Работать же за минимальную оплату соглашаются только неофиты (которых предостаточно), еще не обладающие умениями, но не упускающие возможность освоить навыки и ознакомиться со спецификой деятельности, чтобы впоследствии сделать карьеру в одном из подразделений компании (либо перейти в другую, с гордостью уже указав в резюме «опыт работы и профессиональные знания»). Или претенденты, рассматривающие вакансию исключительно как дополнительный источник дохода, и не планирующие связывать будущее с этой фирмой. Данные социологических опросов свидетельствуют, что «работу за стойкой» рассматривают как временную более 50% претендентов. Разумеется, такая ситуация обуславливает высокую текучесть кадров: на позиции ресепшениста задерживаются в среднем не более 1,5-2 лет. И потом вновь — вакансия открыта. Найти вакансию администратора рецепции проще всего в фитнес-центрах (см. диаграмму), медицинских центрах, салонах красоты, гостиницах, туристических фирмах, бутиках и офисных службах. Конкуренция среди претендентов достаточно высока, и ее обостряют практически равные возможности соискателей (наличие каких-то конкурентных преимуществ, к примеру, вузовского диплома, опыта работы или знание иностранного языка уже позволит претендовать на более высокую ступень в иерархии работников секретариата). Пик конкурентной борьбы за место на reception приходится на летние месяцы (за счет желающих подработать студентов). Зато можно смело «вычесть» из числа потенциальных претендентов мужчин, не стремящихся занять позицию «девушки с ресепшн», их более прельщают должности персональных ассистентов руководителя. И все же, высоки ли ваши шансы? Это зависит от того, насколько вы близки к образу идеального ресепшениста, созданному среднестатистическим работодателем.

«КРАСИВО ОДЕВАЕТСЯ. КРАСИВО ГОВОРИТ»

    Да еще, как известно из шуточной песни группы «Башаков бэнд»: «И знает в совершенстве английский и иврит…». Это едва ли не самый полный перечень требований на вакансию администратора ресепшн. Но только для претендентов на максимальную зарплату (ставка 300-600 у.е. плюс % от общего дохода фирмы от продажи услуг и товаров). Такая форма оплаты более характерна для косметических салонов (фитнес или медицинских центров, туристических фирм, бутиков). Социальный пакет зависит от политики компании и, как правило, довольно привлекателен: девушкам позволяют бесплатно (или за символическую цену) пользоваться услугами центра или салона (а это стрижки-укладки, косметические процедуры, тренажеры, солярий, посещение врачей и т.д.). От претендентов на вакансию потребуют не только знание 1-2 иностранных языков, но и высшее (или неоконченное высшее) образование, опыт работы от 2-х лет в сфере услуг, или продавцом-консультантом в элитном магазине или на аналогичной позиции. И, разумеется, — презентабельная внешность, знание делового этикета, умение работать с офисной техникой, грамотная речь (богатый словарный запас, чистота произношения, отсутствие огрехов в виде ненормированных ударений, суржика и слов-паразитов). Скорее всего, именно желание видеть на посту красноречивого администратора подталкивает работодателей отдавать предпочтение соискателям с гуманитарным образованием (около 40% всех работающих ресепшенистов). А для претендентов, соглашающихся на оклад в 200-350 у.е. требования минимальны. Можно устроиться в гостиницу или офисную службу уже с таким активом: среднее образование, отсутствие опыта работы, приятный внешний вид. А вот сложившийся стереотип, что администраторы рецепции обязательно должны быть исключительно юными девушками, себя не оправдал. Словами другой популярной песни: «Даже если вам немножко за 30» (а то и откровенно за 40) есть не только надежда, но и реальная возможность занять место за приемной стойкой. Конечно, «великовозрастные» вакансии пока в меньшинстве (их чуть более 15%), но фирмы, делающие выбор в пользу женщин зрелого возраста все же есть. Как правило, это медицинские центры, предприятия, специализирующиеся на крупных финансовых операциях и юридические фирмы, — организации, для которых важно создать и поддерживать имидж стабильности. И поэтому здесь по сравнению с «молодо-зелено», но пусть даже прелестно выглядящими барышнями в выигрыше оказываются солидные деловые женщины, умеющие дать дельный совет посетителю в сложной ситуации. К примеру, в одном диагностическом центре нам поведали, что встречать пациентов должен зрелый, уравновешенный администратор, способный в случае необходимости несколько раз терпеливо преподнести нужную клиенту информацию. Но это не единственный минус в работе ресепшениста.

ВЕЛИКОЛЕПНАЯ ШЕСТЕРКА И ВРАТАРЬ

    Избрав профессию администратора, вам доведется не только одну и ту же информацию доносить до многочисленных посетителей по несколько раз, но и изо дня в день выполнять массу однообразных действий, к примеру, ритуал встречи и регистрации посетителей, прием множества телефонных звонков с идентичными вопросами. Стоит учитывать, что администратор целый день буквально «привязан» к стойке: проведя одного посетителя, тут же возвращается на свое постоянное место обитания. Не каждый выдерживает подобную монотонность. Да еще и постоянно «на ногах»: зачастую смены длятся по 12 часов, и присесть не всегда удается. Поэтому профессиональное заболевание «принимающего» специалиста — варикозное расширение вен. Отлучиться по делу (а тем более не совсем) для него практически нереально: ему, как и часовому, нельзя покидать пост. Обед и тот доводится перехватывать из-под полы, проворно пряча его всякий раз, когда входит клиент (или просто праздношатающийся, каких тоже вдоволь, и потому администратор должен еще и уметь деликатно дать «от ворот поворот» пришедшему не по делу гостю). А насколько споро приходится перекусывать? Вы видели когда-нибудь жующего ресепшениста? То-то же. Успевают потрапезничать, пока не хлопнет входная дверь. Но не только перекусывать на рабочем месте не дозволяется «стойким» менеджерам, но и курить. Так что если вы грешите табакокурением, путь в профессию заказан, пока не избавитесь от вредоносной и, между нами говоря, весьма пагубной привычки. И работодатели здесь категоричны, хотя пекутся вовсе не о вашем здоровье, а о том, чтобы дражайшие клиенты не морщили носики, разговаривая с прокуренным представителем фирмы, но польза-то от здорового образа жизни все равно достанется вам. Какой еще прок можно извлечь из работы за стойкой? «Не бойтесь устраиваться ресепшенистами, — советует соискателям