Маленькая хозяйка большого архива

Работаю в компании семь лет. С самого начала в мои обязанности входила обработка и учет документов: я сортировала и вводила в компьютерную систему данные, поступающие от наших клиентов. Специфика бизнеса нашей фирмы в том, что оригиналы многих документов, которые предоставляют нам заказчики, должны сохраняться достаточно долго. А клиентов у нас очень много. В определенный момент сложилась ситуация, когда необходимо было привести в порядок операционный архив. И два года назад мне предложили должность архивариуса: сейчас я отвечаю за хранение документации всех отделов — финансового, транспортного, работы с клиентами…

Я знала, что задача предстоит не из легких. Мне назначили месячный испытательный срок, и сначала было тяжеловато, ведь накопилось множество документов: операционный архив, документы не строгой отчетности, текущие, с которыми работают отделы. Наполнение архива предстояло систематизировать так, чтобы документы были доступны, особенно документы строгой отчетности, ведь их надо оперативно предоставлять при различных проверках, поэтому порядок крайне необходим.

Важнее всего было определить сроки хранения документов. В каждой компании они разные, но не должны противоречить нормам, изложенным в законодательстве Украины. Документы первичной важности, согласно закону, хранятся постоянно. «Внутренние» — периодически списываются, и срок их хранения определяется экспертной комиссией, в состав которой входят и представители компании.
Проведя беседы с руководителями всех отделов, и взяв на заметку их пожелания по срокам хранения документации каждого подразделения компании, коллегиально определили, какие документы сколько времени должны храниться.
Не менее важный этап — выработка системы учета и регистрации каждого листочка, находящегося в архиве. Ведь для облегчения поиска все коробки должны быть маркированы и размещены на складе в определенном порядке.
Разобрав горы бумаг, которые складировались без особой системы, в первые три недели навела относительный порядок. Каждая коробка была подписана, пронумерована и стояла на своем месте. Всем стало ясно — я справилась!

Не совсем так. Мне предстояло еще одно испытание: переезд в новый офис, где, кстати, предусмотрено и помещение под архив. Полгода продолжался переезд, и все эти полгода я как бы жила на два дома: в старом здании контролировала, чтобы коробки с документами грузились строго по описи и по порядку, в новом — следила за выгрузкой и размещением бумаг. Важно было расположить на новом складе архив в таком порядке, чтобы без проблем ориентироваться в этом хозяйстве.

Более пяти тысяч коробок, в каждой из которых — пятьсот документов. Но меня это не пугает: я в течение получаса могу отыскать нужный документ, поскольку сама их систематизировала. Иногда за день через мои руки проходит до десяти тысяч бумаг. Часть из них спустя месяц-два уничтожается, часть — оседает на более долгий срок.

Я работаю с электронной базой архива. Каждой бумажке присвоен код, который означает степень ее важности, отдел, из которого она поступила, и срок хранения. Если ко мне обращаются с просьбой найти документ, я, введя в поисковую систему код документа, могу определить, в какой коробке он хранится и на каком месте склада эту коробку надо искать. Поэтому поиски занимают минимум времени. Могу разыскать документ по фамилии клиента.

Со многими. Контактирую с финансовым отделом, ведь основную, самую важную документацию сдают на архивное хранение именно они, и они же чаще всего запрашивают документы для различных проверок. Со службой безопасности тоже довольно часто сотрудничаю: выясняем ситуацию по должникам. Большую поддержку оказывает и транспортное подразделение. Наша компания имеет представительства во всех регионах Украины, соответственно, и документы в архив стекаются со всей страны. Запросы часто получаю и от отдела работы с клиентами.
Поскольку по нормам охраны труда поднимать тяжелые коробки я не имею права, то всю физическую работу выполняют грузчики: приносят, сгружают, ставят на стеллаж.

Первый пункт моей должностной инструкции гласит, что в случае разглашения конфиденциальной информации или утери документов я несу ответственность, согласно действующему законодательству. А это от года исправительных работ до двух лет заключения. Поэтому для работы архивариусом требуется, помимо усидчивости и аккуратности, еще и огромное чувство ответственности.

Умение ладить с людьми. Хотя со стороны, кажется, что я работаю только с бумажками, каждый день приходится общаться с сотрудниками компании: как с руководством, так и с рядовыми работниками. Поэтому некая гибкость в отношениях, лояльность очень помогают. Неплохо еще и чувство юмора иметь. Если возникает напряжение в общении, хорошая шутка разрядит ситуацию.

Когда только приступила к исполнению обязанностей, остро ощущала нехватку специального образования. Пришлось учиться архивному делу в «полевых» условиях. Прежде всего, необходимы знания действующего законодательства (нормы и сроки хранения документов), основ деловодства. Поначалу засиживалась допоздна, изучала необходимые материалы. Порой казалось, что не справлюсь. Большую поддержку оказывали коллеги из финансового и юридического отделов. Именно с ними мы разработали внутреннюю инструкцию по хранению документов. Словом, благодаря моей настойчивости и командной работе преодолела все трудности.

Очень досаждает бумажная пыль, но, к сожалению, это фактор постоянный. Многие документы необходимо подшивать, делать твердый переплет. Края у бумаги острые, случаются иногда порезы рук. Поскольку в нашей компании учет архивных документов ведется в электронном виде, много времени провожу за компьютером. Глаза, конечно, устают.
Но, несмотря на мелкие неудобства, получаю удовольствие от работы. Мне приятно, что у меня в архиве, как на кухне у хорошей хозяйки, все рассортировано и стоит на своих местах. Это очень облегчает работу. Недавно, например, компания проходила аудиторскую проверку и порядок, царящий в архиве, строгие проверяющие по достоинству оценили. А ведь это так важно — чувствовать необходимость своей работы и получать достойную оценку своим стараниям!