MS Office: мистер и миссис Офис

Многие заблуждаются, путая профессию офис-менеджера с секретарской или администраторской. Между тем, рассматриваемая должность — на несколько ступенек выше. Предполагая множество обязанностей, она позволяет сотруднику полноценно выполнять функции управляющего и распорядителя в коллективе. Так что же должен знать и уметь офис-менеджер? Попробуем разобраться вместе.

Должность офис-менеджера довольно специфическая. Во-первых, потому, что общепринятых стандартов в подготовке таких специалистов не существует. Во-вторых, в разных фирмах и компаниях ее могут трактовать по-своему, в зависимости от чего варьируется и круг обязанностей сотрудника. Возможно, такая ситуация — следствие отсутствия высшего профильного образования: зачастую офис-менеджер навыки приобретает в процессе работы, именно поэтому особо ценятся специалисты со стажем. Но все же главным и бесспорным требованием к офис-менеджеру остается владение ПК, в частности, знание офисных программ (Word, Excel), а также умение обращаться с оргтехникой (сканером, принтером, факс-аппаратом, мини-АТС). Основная же задача — обеспечение «жизнедеятельности» компании.

Обязанности офис-менеджера определяются потребностями конкретной организации, числом ее сотрудников и требованиями руководства. В небольшой фирме на плечи этого специалиста часто взваливается внушительный объем функций — начиная с обязанностей личного помощника руководителя и заканчивая синтезом позиций секретаря, администратора, завхоза и пиарщика. К тому же, «в нагрузку» могут поручить даже ведение первичной бухгалтерии и кадровых вопросов. В таком случае кандидату на офис-позицию не обойтись без высшего образования, желательно экономического.

— В Государственном классификаторе профессий вы не найдете позиции офис-менеджера, — объясняет преподаватель Центра подготовки специалистов «Терра» Алла Александровна Коленченко. — Впрочем, обязанности такого специалиста вполне подпадают под прописанную в этом документе должность менеджера по административной деятельности. Как известно, любой менеджер — управленец высокого ранга, и в принципе, ему не обойтись без высшего образования, причем, — не ниже магистерской степени! Несмотря на это, большинство работодателей называют офис-менеджером обычного секретаря, выполняющего рядовые функции. Такая подмена понятий необоснованна и используется лишь как дань моде: название «офис-менеджер» звучит намного солиднее, чем традиционное «секретарь», тогда как сферы деятельности этих специалистов пересекаются лишь в ведении офисной документации и принятии решений организационного характера. Обратите внимание: секретарь — рядовая, а не управленческая позиция, и, в отличие от этого, офис-менеджер обязан знать намного больше — основы менеджмента, систему маркетинговых коммуникаций, принципы управления персоналом и ведения бухгалтерии, ведь на нем лежит выполнение аналитической, управленческой, регулятивной и другой работы!

Итак, идеальному офис-менеджеру не помешает хорошее знание украинского, русского и, желательно, иностранного языка, делопроизводства, стандартов бухгалтерского учета и документооборота офиса. Пригодится умение организовывать деловые встречи и переговоры, знание основ административно-хозяйственного управления.

В более крупных компаниях существуют соответствующие подразделения, поэтому огромный список обязанностей офис-менеджера равномерно распределяется среди нескольких работников. В таком случае один сотрудник занимается разработкой корпоративной культуры и следит за соблюдением правил поведения в офисе и «дресс-кода», организовывает коллективные мероприятия. Другой — ведет бюджет расходов на офисные нужды, закупает канцелярские товары, чай и кофе. Третий — курирует работу водителей, курьеров, администраторов или секретарей, занимается контролем, получением и отправкой корреспонденции. Разумеется, каждому из работников понадобится совершенно разный багаж знаний и умений.

Офис-менеджер ЧП «Робота Плюс» Ярослав Задорожко: «Главное в работе офис-менеджера — научиться быть пунктуальным, организованным и отзывчивым»

— В мои обязанности в основном входит выполнение административно-хозяйственной работы, потому и подготовка нужна довольно специфическая, — рассказывает офис-менеджер ЧП «Робота Плюс» Ярослав Задорожко. — Распорядок каждого рабочего дня довольно насыщенный — свободного времени практически не бывает. Прежде всего, нужно принимать из типографии тираж газет «Пропоную роботу» и «Срочно требуются», выдавать курьерам и выкладывать на демонстрационные стойки. Ежедневно следить за жизнеспособностью офиса: принимать заявки, заказывать и выдавать канцелярские принадлежности, чай и кофе, контролировать наличие необходимых для работы бланков, краски в картриджах принтеров, проверять исправность оргтехники. Необходимо быть внимательным и стараться ничего не упустить: прозеваешь, вовремя не устранишь недочеты — и может застопориться работа одного из отделов компании. К тому же, не обойтись без составления финансовых отчетов для бухгалтерии. Круг обязанностей формирует и умения: пользоваться офисной техникой и ПК, в совершенстве знать «рабочие» программы (Word, Excel), «дружить» с арифметикой, развивать навыки планирования своей деятельности. Офис-менеджер должен быть в меру экономным, причем, на качестве покупаемых им канцелярских принадлежностей это не должно отражаться, поэтому приходится ориентироваться в ценах и системах скидок, уметь искать поставщиков, вести переговоры, выбирать лучшие предложения на рынке. Ну, а если говорить о личных качествах, необходимо воспитывать в себе пунктуальность, усидчивость, порядочность и культуру общения.

В принципе, нужен ли офис-менеджеру диплом о «высшем», зависит от требований работодателя. Нередко на эту позицию берут претендентов с неоконченным высшим или средним специальным образованием. Но вот без сертификата, подтверждающего окончание профильных курсов, зачастую не обойтись.

Обучение специальности «офис-менеджер» предлагают многие столичные учебные центры (смотрите таблицу), но вот содержание учебных программ может существенно варьироваться. Одни делают акцент на изучении офисных программ и техники, другие «углубляются» в менеджмент и маркетинг, третьи уделяют внимание кадровому деловодству, бухгалтерии и психологии. Какой из этих вариантов наиболее правильный, сказать сложно, ведь у каждого работодателя свое видение позиции офис-менедежера в компании. Но вот наиболее выгодным и беспроигрышным для будущего соискателя будет комплексное обучение и универсальная подготовка.

Замдиректора учебного центра «Успех» Анжела Костюр: «Позиция офис-менеджера может стать отличным стартом для дальнейшей карьеры» и отзывчивым»

— Должность офис-менеджера — прекрасный старт для карьеры, так как предоставляет возможность «внедриться» в компанию и двигаться по служебной лестнице, а также просто научиться работать (если у вас нет опыта), — комментирует заместитель директора учебного центра «Успех» Анжела Костюр. — Но помните, что эта профессия потребует от вас специальных знаний и умений. Программа обучения в нашем центре составлена таким образом, чтобы дать слушателям ВСЕ необходимые навыки, которые позволят трудоустроиться практически в любую компанию. На сегодняшний день одним из обязательных требований к офис-менеджеру является знание иностранного языка (английского или немецкого) хотя бы на элементарном разговорном уровне. Кроме этого, не обойтись без владения ПК: знания программ Windows XP, Office XP (Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook), переводчика, архивации, антивирусов, Internetа и e-mail, умения сканировать в Fine Reader и распознавать тексты. Учим работать с офисной техникой: факс-аппаратом, ксероксом, автоответчиком, мини-АТС. Пригодится скоростной набор текста с помощью десятипальцевого «слепого» метода. Обязательны знания документооборота и делопроизводства (правил составления всех видов документов), оформления первичной бухгалтерской и финансовой документации в программе «1С: Бухгалтерия 7.7». Наши слушатели получают рекомендации по трудовому законодательству (о правах и обязанностях работодателя и работника) и всем аспектам взаимоотношений фирмы и сотрудников. Изучается учет кадров, в частности, правила приема на работу и увольнения, заполнения трудовой книжки, порядок ее хранения. На занятии «Подготовка к собеседованию» преподаватели советуют, как правильно оформить резюме в электронном виде (что помогает в дальнейшем трудоустройстве), а также учат искать работу (через Интернет, кадровые агентства и специализированные издания). Но и это еще не все. Будущие офис-менеджеры осваивают психологию успеха: учатся быть помощниками руководителя, достигать высот в карьере, строить отношения в коллективе. В структуре менеджмента изучаются звенья предприятия и принципы построения успешной команды. К тому же, психология взаимоотношений «руководитель — подчиненный», стили руководства, субординация, техника и тактика продаж, ведение успешных переговоров с партнерами и клиентами. Не обойтись и без знаний делового этикета, основных понятий экономики и финансов предприятия, азов маркетинга и рекламы. Уделяется внимание имидж-дизайну, ведь все во внешнем облике офис-менеджера, начиная с улыбки и заканчивая костюмом, — слагаемые имиджа и успеха.

Выбирая курсы, постарайтесь собрать о каждом предложении побольше информации: уточните тематическое содержание обучающих программ, формы занятий (проводятся ли тренинги, деловые игры), сроки обучения. Зачастую опытным преподавателям-практикам удается рассмотреть основные аспекты работы офис-менеджера за 40-50 часов (не принимая во внимание компьютерную грамотность). Обратите внимание и на предлагаемые перспективы: гарантирует ли документ об окончании курсов помощь в трудоустройстве. Но помните, что настоящим офисным профессионалом можно стать только в процессе ежедневной работы.