Правильность написания писем, тем более, писем деловых, момент важный как для карьеры человека, такие письма составляющего, так и для работы в целом. И, даже при поиске работы, то как вы составите письмо-отклик, во многом повлияет и на сам факт обретения вами долгожданной работы.
Специалисты рекомендуют обратить внимание не несколько основных моментов в составлении делового письма.
Стоит отметить, что в случаях реальной срочности, когда информацию необходимо передать быстро, есть смысл использовать такие средства коммуникации, как телефон и ему подобные. Прямой звонок с объяснением причин срочности, адресату любого уровня, принесет больше пользы, чем десятки писем отправленных «в никуда», пусть даже и с пометкой «срочно».
В иных же случаях, не совершайте ошибок, о которых идет речь ниже.
Касательно грамотности, пожалуй, ясно все. Однако, там, где вам простят заочно не грубую ошибку или описку, могут крайне сурово отнестись к ошибке, например, в имени адресата или названии. Если речь идет об организации. Такая халатность, в совокупности к подсознательной любви людей к своим именам, может показать вас, как человека невнимательного, игнорирующего важность обращения или даже, не уважающего своего адресата. Согласитесь, такой эффект наименее ожидаем, когда вы отправляете важное деловое письмо.
Еще неплохо помнить о том, что тот, кому направлено ваше послание, теоретически, может даже его не прочесть, просто не успеть открыть и потерять в ворохе схожих писем. Если… если в этом письме, его преамбуле, сопроводительном тексте или теме письма. Он не увидит чего-то такого, что гарантированно его заинтересует!
И, вообще. Как говорят, сделав больше работы за читающего, т.е. элементарно «разжевав» тему письма, исключив большинство вопросов, которые могут возникнуть после прочтения, мы существенно повышаем шансы быть услышанным с небольшой, но весомой долей благодарности, за хорошо поданный материал.
А, это уже совершенно другое отношение к нашим письмам. Такие послания, и вправду, есть желание читать и понимать. |
