Статистика неумолима. Электронная почта занимает ужасно много времени. Около 13 часов еженедельно уходит на разбор завалов из кучи электронного хлама, который сыплется в ящик. Некоторые смотрят на это вполне нормально, воспринимаю такие колоссальные потери времени просто как часть работы. Но не нужно путать результативный труд с простой тратой времени на работу с почтой!
Вот несколько советов, чтобы не стать рабом электронной почты и использовать ее строго по назначению, не захлебываясь в потоке ненужных писем.
Во-первых, не стоит отвлекаться на каждое входящее письмо, заниматься его прочтением, ответами и пересылкой. Но если уж обратили на него свое внимание, открыли, то лучше все-таки закончить работу с ним, так как потом рискуете вообще о нем забыть.
Во-вторых, на почту и ее разбор лучше выделить определенное время. Что-то очень срочное можно решить и по телефону, а письмо может немного и подождать своего времени.
В-третьих, не нужно писать длинные письма, необходимо уважать людей, с которыми переписываетесь. Коротко и ясно, строго по делу. Так вы будете экономить не только свое время, но и время того, кому послание адресовано.
В-четвертых, используйте при переписке общепринятые сокращения как FYI или NNTR. Если получатель не знаком с ними, то сделайте приписку о том, что данное письмо не требует ответа.
В-пятых, не делайте слишком много копий писем, копируйте их только для тех, кто с этим письмом действительно будет работать.
В-шестых, не пишите письма по мелочи — если есть возможность, то просто позвоните получателю. |
