Времяпровождение

Времяпровождение

Можете ли вы представить, что на поиск нужных документов на рабочем столе можно потратить ни полчаса, ни месяц, а целых шесть недель?! Именно столько времени в год (по западным исследованиям) уходит у среднестатистического менеджера на борьбу с «бумажными завалами». И это далеко не единственный пример нерационального использования секунд, минут и часов жизни…
Ищем входы-выходы подобной «безнадеги». Их подскажет особая наука.

«Я ничего не успеваю!» — типичные практически для каждого офисного обитателя жалобы. Сотни клиентов, масса звонков и встреч, планерки и совещания, плюс важные, но часто незапланированные задания, — в результате не остается времени ни на вечерний отдых, ни на еженедельные выходные, ни на отпуск. «Да так и вся жизнь пройдет за монитором компьютера и телефоном», — констатируем мы и понимаем, что в привычной схеме нужно что-то менять… К сожалению, подобные проблемы — не редкость. В рамках одного из статистических опросов более 60% респондентов заявили о серьезных перегрузках на работе, 80% пожаловались на нехватку времени на личную жизнь. 70% респондентов подсчитали, что трудятся более сорока часов в неделю (но без должной отдачи). Миллионеры утверждают, что такой рабочий ритм — прямой путь к успеху и денежному благополучию. Но если вы не покидаете офис сутками, а на вашем банковском счету до сих пор нет заветной шестизначной суммы — значит, пришла пора попытаться исправить ситуацию. И для начала хотя бы научиться планировать день.

Время от времени
Наука об управлении временем — «тайм-менеджмент» — появилась еще в 70-х годах прошлого века. Сегодня это одна из наиболее распространенных тематик для проведения разнообразнейших мастер-классов, тренингов, семинаров… Как правило, обучающие программы предлагаются в рамках корпоративного обучения и инициируются высшим руководством для «повышения результативности труда персонала». Но уже не является тайной: добровольно-принудительная учеба малоэффективна. Чтобы научиться правильно распоряжаться временем, прежде всего, нужно самостоятельно осознать необходимость изменения своего распорядка, а уж потом обращаться к наставникам.
Кстати, компетентных советов по эффективному планированию времени сегодня не дает только ленивый. Попробуйте сделать запрос в любой компьютеризированной поисковой системе — тысячи разнообразнейших вариантов! Каких только рецептов успеваемости не предлагают: устанавливать в офисе неприемные часы, трудиться за плотно закрытой дверью, выполнять работу только на 90% и даже учитывать в планах уровень работоспособности в течение дня! Интересно, что даже избитая тема об использовании всякого рода органайзеров (электронных, еженедельников) трактуется неоднозначно. Одни настаивают на необходимости придерживаться установленного режима, другие, наоборот, агитируют избавляться от жестко лимитирующих время «помощников». Впрочем, подобные консультации носят, скорее, сугубо индивидуальный характер, но есть и более универсальные, подходящие практически каждому.
— Главный секрет грамотного планирования — дисциплинированность, — констатирует бизнес-тренер «Группы компаний NORDIC» Диана Кебас. — Сумев организовать себя, вы максимально эффективно реализуете потенциал на решение задач. Ведь, по данным исследований, около 40% времени менеджеры тратят впустую! Примерно столько же отбирает у руководителей административная и «бумажная» работа. Конечно, это не означает, что нужно жить строго по расписанию. Таки весьма полезно рассчитывать не только служебное, но и личное время. Необходимо хотя бы мысленно продумать планы на день, с момента пробуждения до отхода ко сну. Я, как типичный «жаворонок» новую неделю планирую с воскресенья. Стараюсь наиболее ответственные и важные дела уладить до обеда, поскольку утром я максимально активна. А после обеда, когда энергичность сменяется упадком сил, занимаюсь рутинными вопросами, например, упорядочением документов или телефонными звонками.
По словам тренера, «бумажная» работа (а точнее, неправильное ее планирование) — один из главных врагов служебного времени. Кстати, постарайтесь приучить себя находить время для наведения порядка в документации. Превратите это в маленький ритуал. Например, в середине недели сделайте ревизию на рабочем столе, систематизируйте бумаги, положите наверх каждой стопки наиболее важные документы, требующие срочной обработки. Отложите в сторону сомнительные и ответьте на вопрос: что случится, если их выбросить?
Интересно, что некоторые специалисты рекомендуют и вовсе не отвлекаться на входящие звонки и корреспонденцию. Например, отключить стационарный и мобильный телефоны, настроить в Outlook Express прием электронной почты с периодичностью в два-четыре часа (а не каждые пять минут, как установлено по умолчанию). Возможно, такие методы окажутся довольно действенны, скажем, для бухгалтеров, которым нужно сосредоточиться на выполнении предельно точных и ответственных заданий (сдаче квартального отчета и т. п.). Но сотрудникам, работа которых напрямую связана с постоянным общением и обменом информацией, такой подход только навредит! Получив запоздавший запрос на комментарий для издания, PR-менеджер упустит возможность лишний раз упомянуть компанию в СМИ и, таким образом, укрепить ее репутацию на рынке. Журналист не сможет использовать полученную позже намеченного срока информацию. А менеджер по продаже и вовсе рискует лишиться потенциальных клиентов и выгодных сделок!

Есть ли у вас план?
Хотя планирование времени — дело исключительно субъективное, тренинги по тайм-менеджменту востребованы и числятся в арсенале практически каждой тренинговой компании. Что, впрочем, неудивительно, так как умение правильно организовывать работу считается одним из наиболее важных качеств для многих работников. Например, в разделе «Тайм-менеджмент» проекта http://www.trainings.ua размещено порядка сорока тематических программ. В рубрике «Управление временем» сайта http://www.training.com.ua — около пятнадцати актуальных предложений. А на портале по трудоустройству www.rabotaplus.com.ua в категории «Тренинги личности» — до двадцати мероприятий. Примечательно, что среди множества проектов обязательно найдется что-то и для вас.
• Управление временем
Большинство представленных на рынке тренинговых услуг по планированию — классические программы по тайм-менеджменту. Их цель — изменить отношение слушателей к организации времени, научить их эффективно использовать инструменты планирования (еженедельник, компьютер, мобильный телефон). Как правило, наряду с действенными традиционными технологиями (определение целей по SMART, расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра, использование принципа Парето и др.) в основу курса заложена целая философская система, позволяющая «отыскать гармонию в жизни» и наполнить ее глубоким смыслом.
• Делегирование
Некоторые тренинги, ориентированные сугубо на руководителей среднего и высшего звена, рассматривают лишь частные случаи в системе повышения личной эффективности. Например, учат делегировать полномочия, т. е. перепоручать некоторые задачи и проекты компетентным подчиненным. Надо заметить, это не так-то просто, как может показаться на первый взгляд: важно не просто переложить ответственность на плечи сотрудника, но и проанализировать, по силам ли это ему; выяснить, сколько полезного времени высвободится и для выполнения каких первоочередных задач его можно использовать.
• Ставим цели
Одна из последних тенденций тайм-менеджмента — обучение эффективной работе «с целями». Одно дело — установить крайний срок для выполнения той или иной задачи, и совершенно иное — разобраться, что и зачем должно быть сделано. К сожалению, «туманностью» часто грешат линейные руководители, которые ставят довольно нечеткие или неопределенные задачи перед подчиненными. И хотя работа и выполняется в срок, но оказывается совершенно бесполезной.
• В условиях стресса
Проблема управления временем неразрывно связана с вопросами стресс-менеджмента. Особенно для специалистов, которым приходится работать в условиях неопределенности, вынужденного неравномерного распределения сил и нагрузок. Если в течение дня вы получаете много внеплановых заданий, заранее распланировать нагрузку бывает сложно. Приходится засиживаться допоздна, подтягивать «хвосты» на выходных, что довольно негативно сказывается на психическом здоровье. Как выстоять в такой сложной ситуации и суметь скоординировать служебные (и личные) дела, также можно научиться на специализированном тренинге.

Если вы всерьез решили взяться за организацию своего времени, не ждите, пока компания закажет корпоративный бизнес-тренинг. Помните, рациональное планирование работы в течение дня поможет вам не только выполнять больше заданий. Благодаря тайм-менеджменту вы наконец-то сможете найти время для вечернего отдыха, полноценных выходных и насыщенного отпуска. Правда, только при условии, что знаете, чем заняться вне стен офиса.

Мастер-класс от Дианы Кебас (фото комментатора)
Среди типичных ошибок планирования времени — неумение расставлять приоритеты. Помимо элементарного составления планов на день, неделю, месяц, год, необходимо четко представлять, что самое важное, а что может подождать. Срочным задачам присвойте категорию «А» и немедленно приступите к их выполнению, не забыв назначить сроки готовности. И не забудьте перенести невыполненную часть работы на следующий день (неделю)! Не расстраивайтесь, если не удается справиться с большим долгосрочным заданием «одним махом». Вам поможет методика «нарезания салями»: просто выполняйте проект небольшими частями.
К техническим ошибкам при планировании можно отнести такие:
• для выполнения задачи вы не отводите конкретное время и место в расписании. Или все записываете в разных местах (ежедневнике, органайзере, на стикере, обрывке бумаги на столе и т. п.);
• для решения дел выбираете совершенно неподходящее время. Не принятые вами во внимание природные биоритмы (деление на «жаворонков» и «сов») могут стать препятствием для выполнения работы в срок;
• ошибки в расчете времени, необходимого для выполнения заданий;
• возможно, вы просто неподходящий исполнитель для порученного дела. Причин может быть несколько: некомпетентность или, скажем, скучная или трудная для вас работа. Что делать в таком случае? Найдите помощников. Или попробуйте внести разнообразие, чередуя основное задание с более интересными делами, уделяя особое внимание своевременным перерывам. Выполнять чрезмерно сложную задачу можно и по принципу составления архива старых фотографий. Сначала мысленно соберите все «карточки», затем разложите их в хронологическом порядке и разбейте на тематические группы. Затем рассортируйте снимки так, как вам хотелось бы их видеть в фотоальбоме. И, наконец, распределите по одному фотоальбому на неделю. Ну вот, дело практически сделано!