Под диктовку

Профессию референта часто ассоциируют с секретарской. Хотя некоторая родственность этих офисных «побратимов» очевидна, служебные полномочия и уровень ответственности далеко не идентичны. Равно как и требования к подготовке: если устроиться секретарем можно сразу после окончания краткосрочных курсов, то стать референтом нельзя без вузовского диплома. Как и без солидного набора других образовательных «приложений».

Оказывается, в необоснованной путанице понятий «референт» и «секретарь» виноваты сами работодатели. Именно их заслуга — «фирменное» изобретение пока не «узаконенной» должности секретаря-референта. В принципе, подобная ситуация, когда той или иной востребованной на рынке труда специальности нет в Государственном классификаторе профессий, для нашей страны не нова (вспомните хотя бы «родственных» им офис-менеджеров!). Зато подкрепленные перечнем различных квалификационных требований эти две профессии мирно сосуществуют не только в реальности, но и на бумаге. Скажем даже больше: согласно стандартам, секретарей принято считать техническими служащими, тогда как референтов — специалистами. А это уже абсолютно другая ступень, требующая как большей ответственности, так и высокого образовательного уровня. Итак, какие же знания и навыки работы должны быть в арсенале референта? Попробуем проанализировать ситуацию и расставить все точки над «і».

Рангом выше
Прежде чем углубиться в «образовательные» подробности, уточним список прямых обязанностей референта и отчасти этимологию названия профессии. Оказывается, все не так уж сложно: поскольку одна из основных задач этого работника — составление рефератов (нет, не тех, которые часто задают в школах, училищах или вузах на дом). Информационных материалов, объективно знакомящих с коротким содержанием научной работы, доклада, конференции, статьи… Именно благодаря использованию таких кратких, но емких текстов руководитель получает возможность значительно сэкономить свое «драгоценное время», принимая к сведению лишь «профильтрованные» и проанализированные данные. В итоге, все, что ему остается — принять адекватное решение, заверив его подписью. Казалось бы, схема проста. Но не для референта! Ведь грамотное написание реферата — целая наука под громким именем «реферирование» (от лат. referre — сообщать, докладывать). В отличие от аналогичных этот метод обработки информации дает возможность наиболее исчерпывающе излагать суть вопроса в максимально компактном объеме. К сожалению, специализированных краткосрочных курсов, на которых бы учили правильно составлять рефераты, используя особые приемы работы с текстом и правила их оформления, сегодня в столице нет. Но эта дисциплина практически повсеместно входит в учебные планы гуманитарных факультетов институтов и университетов (что лишний раз подтверждает необходимость высшего образования для референта).
Кстати, о высшем образовании. В Справочнике квалификационных характеристик профессий этот пункт занесен в список обязательных требований к референту, равно как и не менее чем годовой стаж офисной работы. А вот ожидания от секретарей более лояльны: достаточно обучения в профтехучилище или подготовки непосредственно на рабочем месте после окончания школы.
—

Реферат на тему…
По большому счету, обучение на секретарских курсах пойдет на пользу каждому будущему референту, не зависимо от профиля высшего образования. Ведь по роду службы такой специалист должен уметь обращаться с офисной техникой, знать основы делопроизводства и правила бизнес-этикета, не говоря уже об элементарном владении ПК! Сегодня краткосрочные программы по подготовке секретарей предлагают практически все столичные учебные центры. Но если ресепшеонисту, круг обязанностей которого сводится, в основном, к приему звонков и корреспонденции, подойдут любые из них, то референту как сотруднику более высокого уровня придется быть более избирательным. Лучше отдать предпочтение комплексным программам, обучающим основам нескольких профессий. Так, в Институте Песоцких можно получить универсальную специальность «менеджер по персоналу — секретарь — офис-менеджер — администратор». А в Институте подготовки кадров промышленности — навыки работы секретаря руководителя, офис-менеджера, оператора ПК и менеджера по персоналу. Овладение несколькими направлениями деятельности позволит расширить не только спектр знаний и умений, но и возможности трудоустройства. Не стоит, пытаясь сэкономить время и деньги, ориентироваться на курсы с меньшим количеством учебных занятий. Средства вы, может, и сбережете, но вместо основательной подготовки рискуете ограничиться обзорными лекциями и несколькими практическими занятиями. А ведь работа референта предполагает солидный образовательный багаж: знание правовых аспектов, основ экономики, психологии, делопроизводства, этикета, компьютерной грамотности… Разве можно научиться этому всего за несколько уроков?! Поэтому, выбирая учебный центр, внимательно ознакомьтесь с предлагаемыми программами — и не только продолжительностью, но и детальным содержанием.

Менеджмент
Основная задача референта — обеспечение эффективной деятельности руководителя: оптимальное планирование рабочего дня, рациональное распределение нагрузок и времени. Да и о самоорганизации предстоит позаботиться: с 9.00 до 18.00 придется успевать проделывать десятки, а то и сотни дел! Добавьте к этому необходимость ориентироваться в делах и направлениях деятельности компании, координировать работу производственных отделов — и получите обоснование необходимости знаний этой емкой дисциплины.
• Трудовое законодательство
Нередко на плечи референта ложатся обязанности менеджера по персоналу или кадровика. Поэтому он должен, если уж быть не профессионалом в области управления кадрами, то хотя бы ориентироваться в законодательной базе и основах процедуры приема и увольнения сотрудников. Случается, должность «эйчара» становится следующей ступенькой в карьере референта.
• Административное и хозяйственное право
По долгу службы референту часто приходится вникать в юридические вопросы, связанные с деятельностью компании. Поэтому ему не обойтись без элементарного понимания правовых основ ее деятельности, знаний некоторых юридических тонкостей (например, регистрации предприятия или его филиала, оформления сделки).
• Маркетинг, реклама и PR
Мониторинг рынка, анализ информации, связи с общественностью — все это из копилки дел референта. Могут поручить подготовить материал к публикации в печати, провести опрос клиентов, собрать сведения о конкурирующих фирмах. И все это должно быть сделано без лишних проволочек, точно в установленные сроки!
• Делопроизводство
Основа основ работы любого сотрудника, имеющего дело с документами. Референт должен уметь обеспечивать документооборот на предприятии или в организации: регистрировать и распределять корреспонденцию, отвечать на письма, обрабатывать и размещать информацию в банке данных. Изучить эту науку подробнее (на высшем уровне) можно на исторических или библиотечно-информационных факультетах вузов.
• Психология общения
Ежедневно референту, равно как и секретарю, приходится общаться с десятками собеседников: сотрудниками, посетителями, клиентами и, конечно же, шефом. Найти к каждому правильный подход, суметь уловить настроение, иногда даже подстроиться бывает сложно без элементарных знаний психологии общения. Ну и совсем уж никуда без развитых коммуникативных навыков, ведь постоянно нужно налаживать новые связи, отвечать на многочисленные звонки, принимать в офисе «гостей»!
• Деловая этика
Бизнес-среда выдвигает особые требования даже к внешности и поведению референта. Как и секретарь, он (вернее, она!) — это лицо компании, поэтому должен выглядеть на уровне. Строгая, но стильная одежда, правильно подобранный дневной макияж, аккуратная прическа — в облике этого сотрудника не должно быть ничего лишнего, выходящего за рамки бизнес-этикета. Равно, как и в манере поведения и общения.
• ПК и офисная техника
Если раньше референту приходилось корпеть над пишущей машинкой, то сегодня его работу невозможно представить без персонального компьютера. Причем, необходимо уметь не только набирать тексты документов в Word, но и составлять в Excel сложные таблицы и диаграммы, оперировать базами данных в Access, делать презентации в Power Point, распознавать документы с помощью Fine Reader, отправлять корреспонденцию по Outlook Express. Не говоря уже о телефонах, факсах, ксероксах, принтерах, сканерах, мини-АТС!

Заметьте, мы перечислили лишь образовательный минимум для референта. Помимо высшего образования, для повышения уровня профессионализма ему не обойтись без посещения курсов, разнообразнейших семинаров, мастер-классов, тренингов, например, по оптимизации работы с деловой документацией, соблюдению делового этикета и протокола, формированию позитивного имиджа. А тем, кто собирается трудиться в международных компаниях, советуем пройти профессиональный курс с углубленным изучением английского языка. Ведь вести на иностранном всю документацию — дело нешуточное!