Ефект дрібниць

Перше. Якщо ви телефонуєте незнайомій людині або в установу, то слід відрекомендуватися: з вами розмовляє такий-то (ім’я, по батькові, прізвище), представник такої-то організації, посада; після чого запитати ім’я, по батькові й прізвище свого співрозмовника. Все це говориться без поспіху, розбірливо, щоб можна було записати. У великих установах подібні записи веде, як правило, секретар приймальної.

Друге. Завжди закінчує розмову той, хто телефонує, а не той до кого дзвонять, бо іноді у вас може бути два питання. Перше ви вичерпали — вам відповіли і поклали трубку. А у вас ще одне питання, і тому змушені дзвонити повторно.

Третє. Розмовляти по телефону потрібно чітко і стисло. В іншому разі — тисячі й тисячі непотрібних телефонних дзвінків, перевантаження телефонних ліній. Для цього слід заздалегідь продумувати свою розмову, аби замість кількох хвилин не витрачати на неї півгодини.

Часто можна спостерігати картину, коли під час наради або ділової розмови керівника постійно відволікають телефонні дзвінки. Тому на цей час на телефони має відповідати секретар, повідомляючи, коли саме закінчиться захід.

Або ще така ситуація. Ви телефонуєте, а вам відповідають: «Не туди потрапили» і кладуть трубку. Що значить «не туди потрапили?». Можна помилково набрати неправильний номер, а можна дзвонити за неправильним номером. Тому, якщо до вас помилково хтось зателефонував, слід уточнити за яким номером дзвонять. І відразу все з’ясувати. Інакше людина турбуватиме неодноразово.

А чи можна вести особисті розмови по телефону? Якщо звернутися до американського досвіду, то там, до речі, платять за кожний телефонний дзвінок: автомат фіксує розмови кожні три хвилини. А за розмови фірми по телефону платить її власник і тому йому зовсім не байдужа тривалість службових розмов, адже за певний час набігає досить кругленька сума. Однак, у результаті спеціальних досліджень дійшли висновку, що такі розмови необхідно дозволяти. Чому? Причина, передусім, психологічна. Якщо у людини є необхідність зателефонувати (наприклад матері, у якої вдома лишилася хвора дитина), вона неодмінно подзвонить хоча б з телефону-автомату, що на вулиці. Тому, зрештою, дешевше буде, якщо вона скористається службовим телефоном. І якщо ми звикли до того, що театр починається з вішалки, то установа — з телефону. Наприклад, сьогодні при навчанні управлінського персоналу проходять курс із правильного користування телефоном: пропонується який-небудь текст розпорядження. Звичайний його переказ займає 15 хвилин. Ставиться завдання: передати розпорядження по телефону за п’ять хвилин. Досягнув цього, час скорочують до чотирьох хвилин, потім до трьох, двох — коли повідомляється лише суть.

Отак вчать розмовляти по телефону, «лікуючи» таким чином, нервову систему «організму компанії».