Господа офиСеры

В каждом офисе есть такой человек. Он знает оргтехнику, делопроиз водство и один из иностранных языков. Хороший офис-менеджер — это заместитель руководителя, выполняющий большую часть тяжелой черновой работы. Когда он есть, как правило, — незаметен. Отсутствие профессионального офис-менеджера замечают все.

И немудрено. Ведь тогда отлаженная, как часовой механизм, жизнь организации превращается в очевидный хаос: факсы и принтеры замирают из-за отсутствия бумаги, корреспонденция пропадает в неизвестном направлении, а посетители и клиенты пусть и не чают в комнате для переговоров найти положенные по протоколу минеральную воду и чистые стаканы. Что ни говори, а от качества работы офис-менеджера зависит продуктивность труда целого коллектива. Поэтому специалисты офисного администрирования наиболее востребованы на рынке труда, и уступают в четверке профессий-лидеров лишь «финансистам», «специалистам оптовой торговли» и «руководителям». Но высок не столько спрос на офисный персонал в целом и офис-менеджеров, в частности, сколько текучесть кадров. По данным экспертов, ежегодно обновляется до 20% вакансий. Причина проста и объективна: молодежь, составляющая 90% офис-менеджеров, стремясь к карьерному и профессиональному росту, без долгих колебаний меняет работу, едва предоставляется такая возможность.

Оксана Марченко, офис-менеджер компании «Робота Плюс»

Ввиду того, что в действующем Классификаторе профессий ДК 003-95 специальность офис-менеджера не значится, предлагается именовать эту позицию как «менеджер по административной деятельности», «главный администратор», «администратор зала», «референт руководителя» и т.п. Соответственно, и полномочия в каждой организации трактуются произвольно. Одни руководители, приглашая в штат на должность офис-менеджера, фактически возлагают на сотрудника обязанности секретаря на ресепшн или делопроизводителя. Другие предлагают совмещать функции менеджера по персоналу (например, поручают проводить собеседования с кандидатами на вакансии, решать конфликты внутри коллектива), и даже выполнять обязанности PR-менеджера: например, оформлять заказы на изготовление сувенирной продукции для партнеров и клиентов, взаимодействовать с рекламными агентствами, размещать рекламу в СМИ. Есть компании, в которых офис-менеджером могут называть специалиста-универсала — сотрудника, поддерживающего чистоту в помещении, и предлагающего чай и кофе посетителям.

За что же на самом деле должен отвечать офис-менеджер? В буквальном переводе у «руководителя офиса» особое положение в организации: фактически он — «правая рука» руководителя, номинально — предпоследний по штатному расписанию. «Главная задача офис-менеджера — обеспечение бесперебойной работы предприятия, отделов и команд, — комментирует Оксана Марченко, офис-менеджер компании «Робота Плюс». — Нужно четко знать и определять потребности офиса. Ведь это живой, цельный, большой организм, в котором все системы должны работать четко, слаженно и оперативно. Сферы деятельности разнообразны: это определение потребности и прием заявок от отделов на закупку техники, мебели, канцелярии, расходных материалов, хозтоваров, организация потока входящей корреспонденции, переговоры с поставщиками, контроль выполнения заказов, текущей документации, доставки, решение конфликтных ситуаций, контроль за работой технических сотрудников, определение необходимости ремонтных работ, участие в организации поздравлений сотрудников предприятия и корпоративных мероприятий». Но это еще не все. Довольно часто на офис-менеджера возлагаются и контролирующие функции: инвентаризация и организация внутренней отчетности, даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии. Идеальный офис-менеджер не должен быть транжирой, быть в меру экономным, причем, на качестве покупаемых канцелярских принадлежностей это не должно отражаться. Он должен знать структуру цен и системы скидок, уметь выбрать наилучшее предложение.

Именно в этом усмотрела залог успеха одна из героинь фильма «Самая обаятельная и привлекательная». Укоренившееся мнение, что работодатели во главу угла ставят внешние данные секретарей и офис-менеджеров, сегодня лишь признак недостаточной управленческой культуры. Однако содержащиеся примерно в 25% объявлений (см. диаграмму) требования к приятной внешности оправданы в тех случаях, когда в работе офис-менеджера превалирует представительская функция. Разумеется, гармонично сочетающаяся с такими качествами, как знание делового этикета, хорошей дикцией, доброжелательностью. В основном, работодатели хотят видеть на этой должности освоивших навыки работы с офисной техникой (96% объявлений) и ПК (программы MS-Office, Word, Excel, Access, Power Point). Это и понятно: кому хочется, чтобы при необходимости принять или отправить факс незадачливый сотрудник изводил сослуживцев риторическим вопросом из песни: «Что мне делать с этою бедой?» Предпочтение — кандидатам на вакансию с высшим образованием (82%). Приветствуются и дипломы, подтверждающие пройденный курс повышения квалификации, в том числе и профильный. В идеале кандидат на позицию офис-менеджера должен иметь опыт составления отчетов, налаженные контакты с поставщиками канцелярских товаров, курьерских и других служб, знать финансовую документацию и кадровое делопроизводство. Особо ценится опыт «конкретных действий» (например, четкая организация переезда организации в другой офис) и об этом обязательно стоит упомянуть на собеседовании. Некоторые работодатели (15%) желают, чтобы офис-менеджер владел двумя и более иностранными языками. В крупных компаниях от кандидатов на должность офис-менеджера, как правило, требуется опыт работы не менее двух-трех лет (69%). Средние и малые предприятия обычно снижают планку до года, а то и до полугода. Как правило, на эти вакансии приглашают женщин в возрасте 22-35 лет. Стоит заметить, что в разных организациях возраст может быть ограничен и 26, и 45 годами. Это связано с целевой аудиторией фирмы, ее потенциальными клиентами: кто-то отдает предпочтение молодости, кто-то — солидности.

Что касается личных качеств, вам под силу без запинки назвать хотя бы три-четыре из них: аккуратность, пунктуальность, доброжелательность, коммуникабельность и т. д. Но эти качества приобретут особую ценность при одном условии — если вы умеете и готовы с удовольствием выполнять чужие поручения, не теряя при этом собственного достоинства. Настоящий офис-менеджер всегда готов прийти на помощь другим. На вес золота тот менеджер, который даже мысленно никогда не ропщет: «Почему все время я? Что, больше некому это сделать?»

Уровень оплаты варьируется в зависимости от размера компании и принадлежности к тому или иному звену штатного расписания. Минимальная зарплата — 150 у.е.; стандартная — 250-300 у.е. и максимальное предложение — 400 у.е.. Многие офис-менеджеры, не довольствуясь предложенной заработной платой (или имеющие «зуб» на работодателя), стремятся получать долю «отката за заказы». Схема примерно такова: с каждого оформленного на большую сумму заказа менеджеру будет причитаться определенная часть, которую поставщик компенсирует небольшой накруткой на заказ. На такой шаг могут провоцировать морально неустойчивых менеджеров фирмы-поставщики, стремящиеся любым путем заполучить постоянных и выгодных клиентов. Но не стоит забывать, что все тайное рано или поздно становится явным, и тогда возмездия со стороны компании-работодателя не избежать. К слову, практика показывает, что, как правило, «сдают» менеджера все те же поставщики, с которыми работает сребролюбивый специалист. Вопрос, насколько престижна должность офис-менеджера, каждый решает сам. Некоторые полагают, что это работа «мальчика (или девочки) на побегушках». Здесь полезно запомнить, что офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору, а не каждому сотруднику в отдельности, так что многое будет зависеть от вас. «Чтобы не попасть в двусмысленное положение, прежде чем ехать на собеседование, лучше хорошенько расспросить об условиях работы, — комментирует Елена Усенко, менеджер по персоналу ЧП «Блик». — А во время самого интервью постарайтесь анализировать все задаваемые вам вопросы. Например, если вас спросят, как относитесь к тому, что иногда придется предлагать кофе клиентам, нетрудно догадаться, что это будет вашей прямой обязанностью. А если поинтересуются, не станете ли возражать против того, чтобы иногда съездить куда-то с разовым поручением, то, согласившись, обречете себя на постоянные поездки по филиалам и учреждениям. Поэтому сразу решите, на что вы готовы пойти, а на что — нет».

«Должность офис-менеджера вполне может стать началом вашей карьеры, если вы искренне будете принимать непосредственное участие в жизни компании, вникать в любые тонкости, — комментирует Оксана Марченко. — Карьерный рост примерно таков: менеджер проекта, где не требуется специализированных знаний, но необходимы организаторские способности, начальник административно-хозяйственного отдела, далее — администратор предприятия. Хорошая перспектива, не правда ли?» Но с точки зрения работодателя, идеальным кандидатом все же является офис-менеджер, который осознанно сделал выбор и свою карьеру видит именно в этой должности. Известен случай, когда руководителю представительства немецкой фирмы нужно было оставить одного из двух «финальных» кандидатов, соответствующих всем требованиям. Решение было принято после того, как выяснили, кем они видят себя через пять лет. Выбрана была соискательница, которая и в будущем собиралась оставаться офис-менеджером. Как показала жизнь, выбор был сделан верный.