Офисное домоводство

Пока существуют офисы, будет спрос и на сотрудников, обеспечивающих жизнеспособность делопроизводства. Но востребованность обусловлена текучестью персонала в данной сфере. Это должность, на которой можно проработать максимум 3 года, потому что работа не предусматривает ни профессионального, ни личностного роста. В основном приходится звонить по одним и тем же телефонам, связываться с одними и теми же людьми, заказывать одну и ту же продукцию. Приходит время, когда человек понимает, что он уже «вырос из этих штанишек», тогда он либо переходит на другую должность, либо уходит из компании.

Сегодня самый распространенный принцип «всяк живет, что-то продавая», поэтому более востребованы менеджеры по продаже. Для тех, кто не умеет или не хочет продавать, у кого нет престижного образования и опыта работы, позиция офис-менеджера хороша как старт. Больше всего претенденток из числа выпускников вузов: устроиться по специальности без связей и опыта работы сложно, поэтому предпочитают начинать с «низкого старта» — работы секретарем или офис-менеджером. Немало и женщин, которым «за 30», часто после декретного отпуска. Временно «выпадая» из ритма жизни, они адаптируются, «входя в колею» на позиции офис-менеджера. Мужчин редко можно встретить на этой должности, увы, она низкооплачиваемая. Да и сами работодатели чаще указывают, что хотят видеть на рабочем месте женщин: исторически сложилось, что ей отведена роль хранительницы домашнего очага, хозяйки дома, а значит, и офиса.

Разве что за рубежом. Но сравнивать наш рынок труда с западным не приходится. Позаимствованное название еще не означает заимствование функций. Да и где у нас есть секретариат? Даже в больших компаниях я не сталкивалась с тем, чтобы в работе офис-менеджера была хоть какая-то доля управленчества. Офис-менеджера нельзя назвать даже менеджером среднего звена, по сути — это обслуживающий персонал. Единственное, как офис-менеджер связан с отделами — просит подать заявки на канцтовары и хозяйственные нужды.

Считаю требования неадекватными. Что касается финансово-экономического образования, возникает вопрос: какой здравомыслящий человек, получивший диплом по специальности, захочет работать офис-менеджером? Должностные обязанности офис-менеджера довольно четкие: следить, чтобы всего было вдоволь и все бесперебойно работало. Никакое специальное образование не поможет, например, одновременно делать несколько дел или быстро решать текущие проблемы. На свою первую работу офис-менеджером я пришла, не зная, как работает компьютер, принтер, сканер и факс. Всему научилась на месте, интересуясь и задавая вопросы. Однако, несмотря на то, что отсутствие ВО на качестве работы не отражается, устроиться на работу бывает непросто: если указать в резюме «неоконченное высшее образование», в большинстве случаев кандидатуру не рассматривают как не соответствующую требованиям. Когда я искала работу, в графе «образование» написала: «Житомирский государственный педагогический институт им. И. Франка с такого-то по такой-то год». Я не лукавила, просто по-другому констатировала факт, и если бы меня спросили, то честно ответила бы, что ушла с 4-го курса по объективным причинам. Такая формулировка сработала, мне дали шанс проявить себя.

Мне за 4 года он не пригодился. Это требование чаще всего выдвигают для престижа. Англоговорящего офис-менеджера все равно никто не увидит, это не секретарь — «лицо компании» и не менеджер по работе с клиентами. Об этом «сером кардинале» вспоминают только, когда его работа сделана плохо: например, запасы закончились в неподходящий момент. Как правило, если в объявлениях встречается много требований, в том числе, «знание английского», сразу возникают подозрения, что офис-менеджера будут нагружать несвойственными ему функциями, поскольку при закупке тех же канцтоваров в столице пока вполне можно обойтись знанием родного языка.

Понятие это довольно субъективно и к квалификационным требованиям совершенно не относится. В основном это работа на телефоне, у нас такой сервис, что самому ездить никуда не нужно, в Киеве любой заказ доставляется в офис. По-моему, с работой офис-менеджера могли бы справиться даже инвалиды, если бы работодатели давали им шанс. Есть немало девушек, которые в резюме в графе «личные качества» указывают «привлекательная внешность». Будь я руководителем, то с большим подозрением отнеслась бы к таким соискателям. Стоит задуматься и над тем, на что рассчитывают работодатели, считающие внешние данные для этой должности приоритетным требованием? Я бы не пошла на собеседование с подобными условиями. Во-первых, мне сложно объективно оценить свою привлекательность, а во-вторых (и это главное), возникает вопрос, не будут ли мои обязанности «нестандартными»? Молодым девушкам, настроенным на серьезную работу, я бы не советовала откликаться на подобные предложения.

Теоретически нет. Но случается, что на офис-менеджера хотят переложить частично ведение бухгалтерии. Все, что покупает офис для своих нужд, списывается на расходную часть, и если бухгалтер по каким-либо причинам не занимается ведением счетов на закупки, сервисным обслуживанием и прочими расходами, обязанность могут переложить на офис-менеджера. Это встречается довольно редко, паниковать по поводу подобного требования не стоит, программам можно быстро обучиться.

К плюсам я бы отнесла возможность научиться вести переговоры, в частности, по закупкам и самоорганизацию — приходится постоянно все держать под контролем. В минусах — отсутствие роста, однообразие и рутинность. Это одна из позиций, которая, как правило, не поощряется премиями (офис-менеджер доходов не приносит). Наоборот, может получить «нагоняй» за превышение лимитов. Перспективы роста: максимум — менеджер среднего звена, чаще всего — менеджер по продаже.

В жизни часто что-то идет не по сценарию, но ты должен решить проблему — от этого может многое зависеть. Например, стандартные орудия труда офис-менеджера — ручка и блокнот— не всегда спасают. У меня, например, в ящике стола всегда лежит отвертка. Научил опыт: однажды, когда я ожидала очень важный счет, сломался факс. Помощи ждать было неоткуда, время поджимало, пришлось самостоятельно обследовать аппарат и телефонный кабель (подозрение пало на ветхие контакты). В разгар процесса, когда я практически ползала по полу с телефонной трубкой в одной руке и ножом в другой (других инструментов не было) в кабинет вошел посетитель. Что он подумал обо мне, осталось загадкой, но дожидаться директора не рискнул.

Еще один форс-мажор произошел, когда на фирму прибыл важный гость, и меня попросили приготовить кофе. Я была уверена, что легко справлюсь с задачей, но… в чудо-машинке закончились зерна. Положение усугубляло отсутствие сотрудницы, у которой хранился НЗ. Ситуация накалялась, «высокий» гость ждал обещанный напиток. Посовещавшись по мобильному с коллегой, я ножом открыла заветный ящик: пришлось освоить профессию взломщика поневоле. Может, это не лучшее решение, легче было бы переложить ответственность на сотрудницу, не оставившую кофе, но это не решило бы проблему. К тому же, мне близка позиция героини фильма «Москва слезам не верит», ставшей директором комбината: «Меня не интересует, почему нет, меня интересует, что сделано для того, чтобы было ДА». По-моему, правильная позиция, помогающая находить конструктивные решения во всех жизненных ситуациях.