Что за птица - секретарь?

Профессия секретаря — одна из самых стабильно востребованных на кадровом рынке. Зачастую спрос даже превышает предложение. Новые компании открываются ежедневно, без «хозяев офиса» работать они не могут, поэтому спрос на секретарей пока не иссякает. Причина популярности профессии еще и в том, что многие воспринимают ее как трамплин на более престижные и высокооплачиваемые должности. Возникновению новых предложений способствует и текучесть кадров.
Однако здесь не все так просто. Основная масса соискателей — выпускники вузов, школ или курсов, как правило, имеют большие финансовые амбиции, но не соответствуют требованиям. А они-то с каждым годом все возрастают. Во-первых, значение имеет возраст потенциального кандидата в «оруженосцы» шефа фирмы. Большинство компаний предпочитают нанимать секретарей не моложе 23 и не старше 30 лет. Именно в эти годы человек обычно уже имеет образование и некий опыт работы. Со студентами, даже заочниками, руководители предпочитают не связываться. Во-вторых, у многих работодателей сложился стереотип идеального секретаря: компетентная, молодая девушка, с присущим возрасту энтузиазмом. К тому же, всегда есть шанс, что из соискателей помоложе удастся воспитать верных и преданных фирме сотрудников, а если исходить из того, что секретарь имеет доступ к конфиденциальной информации, то частая смена секретаря априори не входит в планы руководителя.
Среди выдвигаемых требований — высшее образование, умелое обращение с оргтехникой и компьютером, высокая скорость набора текстов, часто — знание делопроизводства и опыт организации встреч и переговоров. Как правило, от хорошего секретаря требуется и знание одного или нескольких иностранных языков. Иногда директора небольших фирм предпочитают, чтобы секретарь обладал еще и первичными навыками бухгалтерского учета.

Секретари при всей очевидной предсказуемости должностных обязанностей все-таки занимаются совершенно разными делами. Поэтому даже названия вакансиям придумали разные. Так, ресепшионист обычно занят приемом и распределением входящих звонков, встречами и проводами посетителей. Офис-менеджер координирует работу персонала, обеспечивающего повседневную жизнедеятельность компании, — секретарей рангом помельче, курьеров, диспетчеров, а также организует деятельность офиса, занимается делопроизводством, обрабатывает входящую корреспонденцию. Секретарь-референт готовит проекты решений, тексты выступлений шефа, редактирует отчеты… Он же отслеживает, как сотрудники выполняют распоряжения руководства, иногда оценивает качество их работы.
Высший уровень секретарской «табели о рангах» — личный помощник руководителя. Он, как правило, участвует в переговорах с партнерами босса по бизнесу, руководит подготовкой к особо важным совещаниям, конференциям, презентациям.
Важно отметить, что круг обязанностей секретаря определяет руководитель. Поэтому часто обычный секретарь выполняет полномочия помощника директора или секретаря-референта.

По мнению польской юмористки Янины Ипохорской, секретарша — это молодая особа, которая получает зарплату за то, что учится печатать на машинке в период, отведенный на поиски мужа. Действительно, профессия секретаря традиционно популярна у девушек. Требования к соискателям не всегда строгие — правда, и зарплата в таких случаях адекватная. К тому же, из года в год растет престиж и статус профессии, улучшаются условия труда секретарей, работа становится интереснее и содержательнее. Увы, есть и другая сторона медали, к очевидным минусам профессии можно причислить невозможность получения хорошего профессионального образования и чрезмерную загруженность. Иногда шефы недооценивают труд секретаря — как материально, так и по части эффективности. Наконец, некоторые руководители имеют обыкновение путать свою интеллектуальную помощницу с дамой легкого поведения.
Сколько же «стоят» секретари? Средний уровень зарплат по Киеву — $150-300. Выпускники вузов и соискатели без образования ценятся дешевле — $100-120. Уровень зарплаты возрастает, если претендент на должность имеет опыт работы в крупной фирме не менее двух лет, владеет иностранными языками, расто-ропен и сообразителен. Если речь идет о западной компании, вполне реальной может быть и сумма в $700. В целом, все зависит от соискателя. Секретари высокого уровня, много знающие и умеющие, как и любые другие специалисты, всегда ценятся дорого. Это вполне объяснимо — умелый помощник может сберечь руководителю минимум два — три часа в день. Впрочем, еще Томас Конеллан однажды сказал: «Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой — уменьшает ее наполовину».