Считаете, что вузовское образование и повышение квалификации на разнообразных семинарах-тренингах необходимы лишь топ-менеджерам, эйчарам и банкирам? Ошибаетесь! Занять место в офисе без диплома и внушительного багажа знаний-навыков сложно даже… рядовой сотруднице приемной. Не говоря уже о личном помощнике руководителя, требования работодателей к которому скоро сравняются с уровнем запросов к претендентам на должность Генерального секретаря ООН.
Несколько лет назад позиция секретаря воспринималась не иначе, как возможность трудоустроиться без институтских «корочек» и опыта. Сегодня получить должность в приемной может далеко не каждый соискатель (вернее, соискательница). Найти короткий путь к сердцам работодателей современным претенденткам на вакансию помогает… нет, не броская внешность, обрамленная глубоким декольте и вызывающей мини-юбкой, а вузовское образование и целый набор специальных навыков и знаний, без которых выжить в конкурентной борьбе за теплое местечко в офисе становится сложнее.
Приемная комиссия
В объявлениях о секретарских вакансиях все чаще встречается аббревиатура «ВО», свидетельствующая об успешном (или не очень) обучении в стенах университета. Скажем больше: из разряда исключений это требование уже практически перекочевало в список обязательных условий приема на работу.
Государственные стандарты к претенденткам на вакансию рядовой сотрудницы приемной менее строги, чем у работодателей. По Справочнику квалификационных характеристик профессий, секретарю руководителя достаточно получить профессионально-техническое образование или даже пройти подготовку непосредственно на служебном месте. Казалось бы, этого вполне достаточно. Неужели без вузовского диплома нельзя приготовить ароматный кофе, корректно ответить на телефонный звонок и набрать элементарный текст на компьютере? Конечно, можно. Но где гарантия, что новоявленная кандидатка на должность умеет пользоваться не только факсом и электрочайником, но и сможет грамотно изъясняться, умело поддержать беседу, будет обладать прекрасными манерами? А ведь перечень обязанностей довольно широк и не ограничивается «общением» по телефону и обработкой корреспонденции.
Секретарь должен знать:
— положения, инструкции и другие нормативные документы, регулирующие деятельность предприятия;
— принципы организации деловодства;
— методы обработки и оформления документов;
— архивное дело;
— машинопись;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами (телефонами, факсами, мини-АТС и т. п.);
— стандарты оформления организационно-распорядительной документации, деловой корреспонденции;
— основы административного права и трудового законодательства;
— этику и эстетику;
— тонкости делового общения.
К столь содержательному списку, очерченному в Справочнике, работодатели часто добавляют и собственные пункты. Особо высокая планка ставится перед личными ассистентами или помощниками руководителей, которые в некоторых вопросах просто обязаны разбираться лучше шефов.
Чтобы получить профессию секретаря, вовсе не обязательно поступать в профтехучилище. Обучиться премудростям работы в приемной можно и на специализированных курсах, где всего за пару месяцев из вас постараются сделать настоящего помощника руководителя.
Сегодня краткосрочные программы для секретарей предлагают практически все столичные учебные центры. В отличие от ПТУ, занятия на курсах длятся несколько месяцев, проводятся по вечерам, что позволяет совмещать обучение и работу.
Как выбрать курсы? Пытаясь сэкономить время и деньги, не стоит ориентироваться на предложения с меньшим количеством занятий. Средства вы, может, и сбережете, но вместо основательной подготовки рискуете ограничиться набором обзорных лекций и несколькими практикумами по работе за компьютером и заполнению документации. Так что, прежде чем оплатить курс (а это около 250-400 гривен в месяц), детально проанализируйте содержание учебных планов, поинтересуйтесь уровнем квалификации преподавателей, техническим оснащением аудиторий. Советуем выбирать комплексные программы, обучающие основам нескольких профессий. Так, в Институте экономики, права и систем управления Песоцких можно получить комбинированную специальность «менеджер по персоналу — секретарь — офис-менеджер — администратор». А в Институте подготовки кадров промышленности — навыки работы секретаря руководителя, офис-менеджера, оператора ПК и менеджера по персоналу. Овладение несколькими направлениями деятельности позволяет расширить не только спектр знаний и умений, но и возможности трудоустройства. Узкопрофильная профессия может стать неплохим дополнением к высшему образованию. |
