Курьерный рост

Казалось бы, много ли нужно знать курьеру — обычному посыльному, выполняющему поручения по доставке корреспонденции? Оказывается, предостаточно, чтобы говорить о такой вещи как специальное образование. Конечно, профильных вузов и даже школ для последователей древнегреческих марафонцев еще не придумали. Да и зачем, если инициативу в просвещении современных гонцов взяли в свои руки сами работодатели…

В отличие от многих других профессий, работа курьера не претерпела особых изменений еще с древности. До сих пор она остается такой же важной и востребованной, несмотря на появление серьезной конкуренции: сначала почтовых голубей, потом — телеграфа и телефона. Даже современные факс и электронная почта не смогли вытеснить службу доставки «из рук в руки» как наиболее надежную и проверенную временем. Что ни говори, но сегодня курьерам приходиться соответствовать такому высокому «доверительному» статусу.

Кроме функции доставки, посыльным приписывают представительскую роль: как-никак, а в глазах клиентов и заказчиков работодателя они выступают лицом фирмы. Поэтому и работу свою должны выполнять безукоризненно, то есть:

• освоить этикет общения;
• научиться пунктуальности;
• хорошо ориентироваться на местности;
• уметь экономить время и физические силы;
• знать информацию о доставляемых документах или продукции.

Все эти знания должны «вмещаться» в курьерской сумке наряду с пакетом писем, посылок и бандеролей. Что касается более специфических умений, то они зависят от особенностей деятельности компании.

Говоря о доставке, в первую очередь следует вспомнить о почтовой связи. Так среди подразделений Киевской дирекции украинского государственного предприятия почтовой связи «Укрпочта» существует курьерская служба, в спектр деятельности которой входит блиц-, экспресс-, срочная и почта с датой вручения. Понятно, что обучиться всем этим тонкостям довольно непросто.

— Работа в сфере почтовой связи очень специфическая, а в нашу службу зачастую трудоустраиваются люди без специального «почтальонского» образования, — комментирует начальник курьерской службы Киевской дирекции «Укрпочты» Александр Лагута. — Поэтому все новички у нас проходят курс обучения операторов — именно так мы называем своих курьеров. Прежде всего, берем на работу только квалифицированных водителей, так как нашим рассыльным по долгу службы приходится развозить корреспонденцию на автомобиле. Остальные необходимые навыки они осваивают на месте. Во-первых, изучают почтовые правила, в частности, что может подлежать рассылке, а что — нет. Например, передадут оператору в конверте золотой кулон, а если что случится с «грузом» — все шишки будут сыпаться только на него. Во-вторых, мы проводим инструктаж по технике безопасности. Видите ли, на задания курьерам приходится выезжать на машине, уметь лавировать в транспортном потоке, стараться не попадать в заторы. Ведь простоишь в «пробке» — корреспонденцию вовремя не доставишь. Это в лучшем случае, а в худшем… От аварий никто не застрахован. Ввиду этого при приеме на работу отдаем предпочтение водителям со стажем, которым не привыкать проводить весь день за рулем. К тому же, учитываем и предыдущий опыт, умение ориентироваться в городе. Такие инструктажи для операторов сотрудники почты проводят постоянно в процессе работы, устраняя ошибки и недоработки. Нашим посыльным нужно держать марку, ведь они трудятся непосредственно в структуре почтовой связи!

Если в штате курьерской службы или курьерского отдела компании состоит несколько посыльных, их работа, как правило, строится по «зональному» принципу — каждый имеет свой сектор. Такое построение позволяет достичь наибольшей эффективности, ведь затрачивается минимальное количество времени на доставку или получение корреспонденции. Впрочем, грамотно продумывать путь передвижения также нужно научиться.

— Поскольку один курьер весь Киев не объездит, мы делим город на сегменты, — комментирует заместитель руководителя отдела документального обеспечения ЧП «Робота Плюс» Людмила Тибилова. — Умению рационального составления маршрутов посвящена отдельная часть обучения. Сначала точки назначения сортируются по отдельной территории, а потом определяется наиболее оптимальный способ сбора и доставки информации. Главное правило, которое нужно усвоить нашим курьерам, — всегда идти только вперед, «отталкиваясь» от крайней точки на карте. Дорога должна быть продумана так, чтобы в любом случае исключать возвращение в исходное место и обеспечить экономию времени и сил. Так ребятам удается за минимальный срок доставить максимум документов.

Заметим, что курьерская «база» не ограничивается знанием города и умением ориентироваться на местности. Зачастую клиенты стремятся получить от посыльного как можно более подробную информацию о документе или предмете. И если в обязанности гонца входит доставка бухгалтерских документов, он должен не только иметь представление о видах бланков, но и владеть первичными навыками работы с ними.

— В задачу наших курьеров входит непосредственная доставка бухгалтерских документов из рук в руки, поэтому они должны уметь работать с оригиналами счетов, налоговых накладных и актов выполненных работ, — объясняет Людмила Тибилова. — Ребята не просто передают информацию, а получают печати и расписки о доставке документации, следят, чтобы фирма-заказчик также получила сопроводительный журнал. Поэтому они знакомятся с таким понятием как юридические реквизиты фирмы (название, юридический и физический адрес). На специальных консультациях объясняют, что они, как представители компании, обязаны вести себя корректно с получателем и контактировать непосредственно с бухгалтерией. Нередко заказчики требуют от посыльных пояснений по указанной в документе сумме (в нашем случае речь идет о плате за размещение рекламы в издании).

Замруководителя отдела документального обеспечения ЧП «Робота Плюс» Людмила Тибилова: «Курьер должен научиться за минимальное время развозить максимум документов»

Кроме выполнения прямых служебных обязанностей, нужно научиться и привыкнуть анализировать свою ежедневную работу: эффективность схемы передвижения, правильность заполнения документов. Курьер самостоятельно отчитывается за проделанный сегмент работы, что дает возможность заполнить пробелы в знаниях. Да и ребята не остаются пассивными, часто задают наставникам интересующие их вопросы. Например, как быть, если клиент хочет подать рекламу. Задача курьера в этой ситуации — лишь правильно скоординировать заказчика, предоставив контактные данные рекламного отдела.

— Заказ на рекламу может принимать только менеджер, курьер же выступает лишь посредником между исполнителем и заказчиком, — комментирует Людмила Тибилова. — Ведь посыльный может и не знать точных расценок или каких-то еще нюансов. Впрочем, в нашей компании для курьеров предусмотрена возможность карьерного роста. Хорошо зарекомендовавшие себя ребята переводятся на должности агентов, выполняя работу не только развозчиков документов, а и консультантов по рекламе. При переходе на более высокую служебную ступеньку проводится специальное обучение — своего рода повышение квалификации с помощью специально подобранных методических материалов.

В фирмах, специализирующихся на непосредственно курьерской доставке, посыльным нужно знать и того больше. Кроме знаний правил учета, хранения и доставки корреспонденции, пакетов и посылок, расположения обслуживаемых объектов и расписания движения местного транспорта, их учат обращаться со сложной офисной техникой. К примеру, нужно уметь при помощи лазерного сканера считывать с письма информацию, подключать считывающее устройство к мобильному телефону и пересылать сообщение на компьютер центрального офиса.

Впрочем, несмотря на распространенное мнение о «тупиковости» курьерской службы, рассыльный может вырасти до статуса служащего, став дипломатическим курьером. Но доставка дипломатической почты — довольно ответственная миссия, и исполнять ее поручат лишь заслужившим доверие.